信息系统

　　信息系统是与信息加工，信息传递，信息存贮以及信息利用等有关的系统。信息系统可以不涉及计算机等现代技术，甚至可以是纯人工的。但是，现代通信与计算机技术的发展，使信息系统的处理能力得到很大的提高。在现在各种信息系统中已经离不开现代通信与计算机技术，所以现在所说的信息系统一般均指人、机共存的系统。信息系统一般包括数据处理系统，管理信息系统、决策支持系统和办公自动化系统。
　　数据处理系统是由设备、方法、过程，以及人所组成并完成特定的数据处理功能的系统。它包括对数据进行收集、存储、传输或变换等过程。例如，在数据变换这一范围内就有一系列操作都属于数据处理，像数据的识别、复制、比较、分类、压缩、变形及计算活动等。一个数据处理系统可能包含几个子系统，其中有些子系统本身就是数据处理系统。
　　管理信息系统是收集、存储和分析信息，并向组织中的管理人员提供有用信息的系统。它的特点是面向管理工作，提供管理所需要的各种信息。由于现代管理工作的复杂性，管理信息系统一般都是以电子计算机为基础的。按照它所面向的管理工作的级别，可以分为面向高层管理、面向中层管理和面各操作级管理的三种类型。按其组织和存取数据的方式，可以分为使用文件的系统和使用数据库的系统两种类型。按其处理作业方式，可以分为批处理和实时处理的系统两种类型。按其各部分之间的联系方式，可以分集中式和分布式两种类型。管理信息系统的基本特征是具有协助各级管理者的一个信息中心，具有结构化的信息组织和信息流动，可以按职能统一集中电子数据处理作业，通常拥有数据库，具有较强的询问和报告生成能力。管理信息系统的设计是在切实了解客观系统中信息处理的全面实际状况的基础上，合理地改善信息处理的组织方式与技术手段，以达到提高信息处理的效率、提高管理水平的目的。从60年代后期开始，逐步发展了管理信息方面各种系统分析和系统设计的方法与工具。管理信息系统的广泛建立，有效地改善了各种组织管理，提高了电子计算机的应用水平。
　　决策支持系统是把数据处理的功能和各种模型等决策工具结合起来，以帮助决策的电子计算机信息处理系统。它能够在复杂的迅速变化的外部环境中，给各级管理人员或决策者提供有关的信息资料，并协助决策者制定和分析决策。决策支持系统使用的电子计算机技术是数据库、模型库以及可能进行实时处理的计算机网络系统。其基本特征是能够协助管理者或决策者，特别是协助高层管理者制定决策；系统的重点在于易变性、适应性以及快速的响应和回答；系统允许用户自己启动和控制。决策支持系统面对的是决策过程，它的核心部分是模型体系的建立，它提供了方便用户使用的接口。广泛地建立和应用决策支持系统，将极大地提高决策的科学水平。
　　办公自动化系统是由计算机、办公自动化软件、通信网络、工作站等设备组成使办公过程实现自动化的系统。计算机也叫办公处理机，它是整个系统的核心，包括硬件设备、操作系统；数据库和网络软件等。办公自动化软件具有办公、信息管理以及决策支持等功能。通信网络：可采用用局域网、以太网或其他他网络，以适于不同部门、不同区域的需要。工作站：可以是简单的字符终端或图形终端，也可以是数据、文字、图像、语音相结合的多功能的工作站，如国产0520个人计算机即可成为该系统的智能工作站。一个比较完整的办公自动化系统，即含有信息采集、信息加工、信息传输、信息保存四个基本环节，其核心任务是向它的各层次的办公人员提供所需的信息，所以该系统综合体现了人、机、信息资源三者之间的关系。

信息编码

　　为方便信息的存储、检索和使用，在进行信息处理时赋予信息元素以代码的过程。编码的目的在于提高信息处理的效率。信息编码必须标准、系统化。设计合理的编码系统是关系信息管理系统生命力的重要因素。信息编码的基本原则是在逻辑上要满足使用者的要求，又要适合于处理的需要；结构易于理解和掌握；要有广泛的适用性，易于扩充。一般应有的代码有两类，一类是有意义的代码，即赋予代码一定的实际意义，便于分类处理；一类是无意义的代码，仅仅是赋予信息元素唯一的代号，便于对信息的操作。常用的代码类型有：（1）顺序码，即接信息元素的顺序依次编码；（2）区间码，即用一代码区间代表某一信息组；（3）记忆码，即能帮助联想记忆的代码。另外，编码在通信理论中还有另一种含义。
　　在通信理论中，编码是对原始信息符号按一定的数学规则所进行的变换。使编码的目的是要使信息能够在保证一定质量的条件下尽可能迅速地传输至信宿。在通信中一般要解决两个问题：一是在不失真或允许一定程度失真的条件下，如何用尽可能少的符号来传递信息，这是信源编码问题；其次是在信道存在干扰的情况下，如何增加信号的抗干扰能力，同时又使信息传输率最大，这是信道编码问题。信源编码定理（申农第一定理）给出了解决前一个问题的可能性，并同时给出了一种编码方法；有噪信道编码定理（申农第二定理）指出存在着这样的编码，它可使传输的错误概率接近于信道的容量，从而给出了解决后一问题的可能性。因此，在通信中使用编码手段可以使失真和信道干扰的影响达到最小，同时能以接近信道容量的信息传输率来传送信息。

信息分配

　　把信息让不同的人们掌握和使用的过程。信息的分配有三种情况：一是个人运用自己已经储存的信息（头脑中的、文字的以及其他形式的）系统中的不同部分解决实际问题的过程，这是个人对自己知识的分配。二是占有某种信息的人们把自己的信息传授给不具有、但需要此种信息的人们，这是个人与个人之间，或群体与群众之间的传授型的信息分配。三是对某些问题存有疑问的人们，有效地利用储存起来的信息系统中的有关资料解决自己的疑难，这是索取型的信息分配。为了有效地进行各种类型的知识分配，需要开展专门的活动，成立专门的组织机构，有目的、有计划地完成这一工作。为了完成第二种类型的信息分配，各种教育形式在各国得到了蓬勃的发展。在我们，教育分初等教育，中等教育，高等教育，以及职业教育等。另外，采用先进的计算机及通信技术，近年来又发展起了电化教育，计算机辅助教学，函授教育，刊授教育等。

文献

　　用文字、图形、符号、声频、视频等技术手段记录人类知识的一种载体，或理解为固化在一定物质载体上的知识。现在通常理解为图书、期刊等各种出版物的总和。文献是记录、积累、传播和继承知识的最有效手段，是人类社会活动中获取情报的最基本、最主要的来源，也是交流传播情报的最基本手段。正因为如此，人们把文献称为情报工作的物质基础。在国内国外，都常常可以看到有人把“文献”与“情报”，“文献学”与“情报学”等同起来，虽然这种等同未必适宜，但却反映了文献在情报活动和科学中的极为重要的地位。
　　区分文献类型或形式有多种方法，其中最主要的是根据载体把其分为印刷型、缩微型、机读型和声像型。（1）印刷型：是文献的最基本方式，包括铅印、油印、胶印、石印等各种资料。优点查可直接、方便地阅读。（2）缩微型：是以感光材料为载体的文献，又可分为缩微胶卷和缩微平片，优点是体积小、便于保存、转移和传递。但阅读时须用阅读器。（3）计算机阅读型：是一种最新形式的载体。它主要通过编码和程序设计，把文献变成符号和机器语言，输入计算机，存储在磁带或磁盘上，阅读时，再由计算机输出，它能存储大量情报，可按任何形式组织这些情报，并能以极快的速度从中取出所需的情报。近年来出现的电子图书即属于这种类型。（4）声像型：又称直感型或视听型，是以声音和图像形式记录在载体上的文献，如唱片、录音带、录像带、科技电影、幻灯片等。
　　文献在科学和社会发展中所起的作用表现在：（1）是科学研究和技术研究结果的最终表现形式；（2）是在空间、时间上传播情报的最佳手段；（3）是确认研究人员对某一发现或发明的优先权的基本手段；（4）是衡量研究人员创造性劳动效率的重要指标；（5）是研究人员自我表现和确认自己在科学中的地位的手段，因而是促进研究人员进行研究活动的重要激励因素；（6）是人类知识宝库的组成部分，是人类的共同财富。
　　根据文献内容、性质和加工情况可将文献区分为：一次文献、二次文献、三次文献。一次文献指以作者本人的研究成果为依据而创作的原始文献，如期刊论文、研究报告、专利说明书、会议论文等。二次文献是对一次文献进行加工整理后产生的一类方面，如书目、题录、简介、文摘等检索工具。三次文献是在一、二次文献的基础上，经过综合分析而编写出来的文献，人们常把这类文献称为“情报研究”的成果，如综述、专题述评、学科年度总结、进展报告、数据手册等。与此类似，也有把情报区分成一次情报、二次情报、三次情报的。

文献分类

　　文献分类是指根据文献内容和形式的异同，按照一定的体系有系统地组织和区分文献。分类工作包括两个内容：（1）编类（编制分类表）。（2）归类。具体的文献分类是分析文献内容的学科属性，确定所属类目，予以提示藏书，并将它们分门别类地组织起来。文献的分类工作，是一项十分细致而带有一定学术性质的工作。其工作程序为：查看；分析文献内容；归类；给分类号；校对分类目录；编索书号等几个步骤。
　　为便于文献检索，文献分类方法必须做到科学合理。文献分类方法（简称分类法）是由许多类目根据一定的原则组织起来的分类体系，并用标记符号来代表各级类目和固定其先后次序。它是情报图书部门日常用以类分文献、组织藏书的工具。文献分类法的表现形式是分类表，因此习惯上常将分类法和分类表等同于一个概念。但实际上二者是有区别的，即文献分类法并不单纯是一份分类表和该表的说明，还应包括分类的实践。分类法有多种多样，其中常见的有：等级分类法，标题分类法，组面分类法（或叫冒号分类法），二进位分类法，十进分类法，字顺分类法，自然分类法，人为分类法，主题分类法等。
　　十进分类法又叫杜威十进分类法，是美国图书馆学家杜威创制的图书分类法。初版于1876年，至今已出至19版。被许多国家的图书馆广泛采用，是一部创制最早，流行最广、影响最大的分类法。采用严格的10进制等级分类体系，共分10个基本大类，每个基本大类分10个大类，每个大类再分10个小类，小类还可逐级细分。使用阿拉伯数字1到9标记9个大类，“0”表示“总论”所有数字作为小数看待。该分类法具有结构层次分明，易懂易记的特点。
　　国际十进分类法是比利时的拉芳田和奥特勒创立的国际目录学研究所在《杜威十进分类法》基础上编制的一部国际性图书分类法。1927-1929年间出版了法文版，以后陆续翻译成德、英、日、西等多种文字，中文版译本于1959-1961年间分册出版。体系结构比《杜威法》有了进步。该分类法分类详细，灵活性强，通用性好，同时经常修订以保持它的实用性、科学性。
　　中国目前的文献分类方法主要有四种：（1）《中国图书馆图书分类法》，简称《中国法》，是由北京图书馆等发起编制的，1975年出版，共分5个基本部类，下分22个大类，标记采用汉语拼音字母与阿拉伯数字相结合的混合制号码，严格按小数制方式排列。（2）《中国图书资料分类法》，是中国科技情报所等单位在《中国法》基础上，进行加细和适当修订而编制成的，1975年出版。体系结构、标记符号与《中国法》基本相同。（3）《中国科学院图书馆图书分类法》，简称《科图法》。由中科院图书馆编制，1958年出版。共分5大部25大类，标记采用阿拉伯数字，号码分两部分：大类及其主要类目采用00-99的顺序数字，细分类目采用小数制。（4）《中国人民大学图书馆图书分类法》，简称《人大法》，是人民大学图书馆编制，1953年出版，分4大部17大类，号码采用阿拉伯数字。